Kỹ năng lên kế hoạch - Cải thiện hiệu quả công việc của bạn
Khi bắt tay vào một công việc, một dự án hay một kế hoạch đầy tham vọng, chắc chắn ai cũng muốn đạt được những thành công tuyệt vời nhất. Tuy nhiên, để đi đến thành công đó, không chỉ yêu cầu sự chuyên môn vàng trong lĩnh vực, mà còn yêu cầu sự giỏi lên kế hoạch. Kỹ năng lên kế hoạch sẽ giúp bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra, có những định hướng rõ ràng, từ đó giúp tăng sản lượng như thời gian, tiền bạc hay nguồn lực tăng cường sự tổ chức, sáng tạo và linh hoạt. Từ đó chúng ta sẽ dễ dàng quản lý công việc của chính mình, cải thiện hiệu quả công việc và nâng cao sự tự tin trong công việc của mình.
.jpg)
Kỹ năng lập kế hoạch đem lại lợi ích rất nhiều cho chúng ta:
- Rèn luyện tư duy có hệ thống để tiên liệu trước các tình huống trong công việc hay cuộc sống
- Phối hợp nhuần nhuyễn các nguồn lực của làm tốt hơn
- Tập trung vào các mục tiêu đề ra
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để thực hiện hợp lý
- Có sự chuẩn bị cho sự thay đổi và ứng phó nhanh chóng…
Để viết một bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn cần xác định được các yếu tố sau đây:
- Mục tiêu, yêu cầu công việc
- Nội dung công việc
- Địa điểm, thời gian và người thực hiện kế hoạch
- Cách thức thực hiện
- Phương pháp kiểm soát và kiểm tra
- Nguồn lực thực hiện
Các bước để lập một bản kế hoạch:
1. Xác định mục tiêu
Để lập kế hoạch cho công việc của bạn nhanh chóng đạt được hiệu quả và thành công, trước tiên bạn phải quan tâm đến:
- Lý do bạn làm công việc này
- Vai trò, ý nghĩa đối với sự nghiệp, công ty của bạn
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện
2. Xác định nội dung của công việc
Sau khi đã tìm hiểu kỹ công việc của mình, bạn cần nêu rõ từng bước để thực hiện với nội dung cụ thể. Bạn cần trả lời các câu hỏi:
- Làm thế nào để hoàn thành các bước trong công việc?
- Nên chuẩn bị trước những tài liệu hướng dẫn liên quan nào?
- Thời hạn và tiêu chuẩn thực hiện công việc là gì?
- Các nguồn lực (con người, thiết bị, máy móc) hỗ trợ cho công việc (nếu có) là gì?
3. Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện
Ở đâu?
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Có những công đoạn nào cần kiểm tra?
Thời gian:
- Thời gian thực hiện bắt đầu khi nào?
- Khi nào bàn giao?
- Khi nào kết thúc?
Ai?
- Ai làm việc đó?
- Ai kiểm tra?
- Ai hỗ trợ?
- Ai chịu trách nhiệm?
4. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc
Bạn có thể sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng hoặc theo trình tự thời gian/đối tượng tiến hành. Việc này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm được thời gian và nguồn lực. Đây là một trong những yếu tố quan trọng khi bạn muốn rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch.
5. Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm được thời gian. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn chỉ làm một việc duy nhất trong một khoảng thời gian dài. Nếu có thể, bạn nên học cách xử lý nhiều công việc một lúc trong ngày, nhưng hoàn thành theo thứ tự ưu tiên kèm theo các mốc thời hạn cụ thể.
6. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Trên thực tế, nhiều bản kế hoạch trở nên "lỗi thời" với những gì đang xảy ra. Điều bạn cần làm ngay lúc này là dành một khoảng thời gian hợp lý để xử lý các sự cố và điều chỉnh kịp thời bản kế hoạch.
Mặt khác, trong quá trình lên kế hoạch, bạn phải dự trù, liệt kê toàn bộ những khó khăn có thể gặp phải và từ đó đưa ra các phương án giải quyết dự phòng.
7. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết bản thân đã làm công việc đến đâu, có hoàn thành mục tiêu đúng hạn hay không, bạn sẽ phải liên tục kiểm tra và đốc thúc bản thân xử lý mọi việc đúng với kế hoạch đề ra.
Một kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng, cập nhật và chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn đánh giá chính xác được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất.
Hệ thống đào tạo kỹ năng, thể chất và trải nghiệm Cen Skills ®
- Địa chỉ văn phòng: Số 55H Nguyễn Chí Thanh, Hải Châu, Đà Nẵng
- Địa chỉ giảng dạy: tầng 3, số 55H Nguyễn Chí Thanh, Hải Châu, Đà Nẵng
- Hotline/ Zalo: 0935 468 419 (Mr. Sanh)
- Email: censkills.edu.vn@gmail.com
- Website: www.censkills.edu.vn
Đăng ký khoá học
Vui lòng điền vào form đăng ký để được nhận tư vấn thông tin cụ thể về khoá học bạn muốn tham gia!
